本文来源于:2025年城市金融服务同业案例征集活动,作者:宁波银行

宁波银行:打造询证函处理的“高速公路”

2025-11-25 关键词:运营管理,数字化转型,金融科技2610

一、项目背景及目标


每年的1-4月都是询证函业务的高峰期,月均业务量能达到平时的5倍以上,随着对公账户开户数的不断增加和客户涉及到的产品种类更加丰富,需要跨部门协查的业务量变多,流转环节漫长,以往总分行都要投入大量的人力来保障好时效。


为了应对业务量的逐年上升,提升询证函的处理效率,我们开发了电子函证平台,将询证函的处理控制在0.5个工作日,电子化率提升至40%,并且从2025年11月起,询证函业务全面上收总行,无需分支行受理,真正实现分支行减负,可减少全行高峰期人员投入20人次。


二、项目/策略方案


该项目主要涉及到三方面优化改造,一是我行创建了专门的电子函证平台,需要对接行内其他的业务系统,实现数据的自动获取,无需人工操作查询;二是精简合并操作环节,加快函证处理效率;三是纸质函证需每笔单独下单邮寄并逐一核对事务所信息,耗时长,需要实现邮寄的自动下单。


三、创新点


该项目有三大创新点:


一是打通了行内各业务系统,实现函证数据自动化获取。前期分支行在处理时的一大痛点是行内各类系统未完全打通,需要其他部门手工协查,涉及到保函、票据、外汇、理财等8项数据需要其他部门专人协同处理。针对此类问题,我们打通各类业务系统与函证系统,实现数据的自动获取,大大减少了需要协查的业务量。


二是进行多项手工操作整合精简,实现线上直通式。旧流程中需要手工操作的环节太多了,从收到快递件进行扫描、验印和操作收费,然后新建函证任务,再到询证结束后的授权用印和邮寄跟踪,每个环节均需要我们的员工单线处理,没办法并行直通,导致函证时效提速缓慢。我们将验印、收费、新建任务、用印经办、复核和授权6个环节精简为3个环节,实现了任务新建时联动验印收费、经办复核两岗位整合、系统自动授权用印,由原来的1.5天缩短至0.5天,减少了手工作业量的同时流程反而更快了。


三是对接顺丰平台,实现邮寄可视化。目前纸质函证还是占大多数,我们通过打通电子函证系统和顺丰邮寄系统,实现存量事务所地址自动反显和邮寄环节的自动下单,不再需要重复录入地址并核对,并且还能实时回传快递数据,让客户能够随时查阅函证的邮寄进度,员工也可以及时跟进好函证是否送达,实现全流程跟踪到。


四、项目过程管理


2024年2月-2024年11月:项目筹备、需求撰写、数据治理、平台正式上线


2024年11月-2025年11月:进一步需求优化,涉及手工操作环节精简、对接顺丰邮寄平台、实行举手制部分询证函业务上收总行


2025年11月-以后:总行集中上收询证函业务


五、运营情况


电子询证函已于今年年初上收总行统一回函,今年预计处理3.5万笔,事务所通过中银协平台发起后,自动落地至总行进行回函,平均单笔回函耗时0.4天。随着电子函证的持续推广,该比例将持续上升。


纸质询证函今年我行预计处理8.5万笔,由事务所通过邮寄或跟函方式递交分行,分行受理后,由分行业务处理中心或总行回函,2025年单笔回函耗时0.27天。从11月开始,实现总行集中受理并邮寄回函,预计回函耗时会进一步降低。


六、项目成效


通过整个项目的优化,函证处理时效从1.5天/笔降低到0.3天/笔,协查比例较优化前降低了60%,总行集中后高峰期投入人力减少20人以上,并且电子化率的提升能够减少纸质询证的打印邮寄成本。


七、经验总结


通过电子函证系统项目建设,我行的询证处理时效得到了明显提升,下步我们将重点围绕进一步提升电子化函证率、扩充询证范围、优化邮寄子母件分拣功能,让分支行的人力能够从繁琐重复的业务中得到进一步释放。


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