一、项目背景及目标

为进一步规范全省农商行费用管理，提升财务管理水平，减轻财务人员负担，费用管理系统于2021年7月完成上线，同年12月完成全省农商行、村镇银行切换，2022年3月经领导批准，在省联社机关各部室投入使用，效果显著。

费用管理系统目前实现了预算、报销、借支、还款、查询、统计、与总账对接等功能。利用费用管理系统，费用报销流程得到了全面的执行，可杜绝人为干预，方便数据统计，财务工作人员可多纬度查询费用报销情况，并进行数据统计分析、预算调整等。

一是提高办事效率。系统记载了每个环节申请时间和审批时间，与办公OA对接后更是实现了待审批短信提醒，各环节审批人能及时有效的审批。同时审批人还可以通过手机审批，为在外出差等情况下审批费用提供了很大的便捷。

二是节约成本。各支行网点通过线上申报费用，大大节约了往返县行、市行的成本。节约人力、物力、时间，相关附件以数字化形式记录在系统中，且报销发票的真伪由系统自动查验并实时反馈，规避了风险，减少了财务审核人员的工作量，据统计，一家法人行的财务部至少可以解放一名员工出来，充实到财务管理工作当中。

三是落实预算。预算模块的费用类别与损益表中业务及管理费的科目一一对应，所有的费用支出均通过预算环节。系统中申报某类费用报销时，会实时显示该类费用预算剩余额度，接近额度会预警，超过额度直接不能报销。确实是因为年初预算不合理造成预算不够用，中途可以进行预算变更、调整。

二、项目方案

（一）项目目标

进一步规范全省农商行费用管理，提升财务管理水平，减轻财务人员负担，费用管理系统实现了预算、报销、借支、还款、查询、统计、与总账对接等功能。

（二）项目实施范围

全省农商行。

（三）项目内容

1. 费用申报

费用申报分为：报销申请、借款申请、还款申请、费用冲减、科目调整，共三种类型。根据页面提示，从左向右，自上而下的完成单据信息的填写。完成附件上传后，点击页面底部的确定按钮，即可将费用报销单投递至相关人员审核。

2. 费用明细查询

填写完费用报销单、借款单、还款单，并点击页面底部的确定按钮后。费用申报人员可通过该功能查询审批流程和审批进度。当申请被退回或者拒绝后，也可通过该功能补充资料或者重新申请。通过自定义条件查询出来的费用申报条目，可以导出为EXCEL表格。

3.费用单据审批

费用审批人员可通过该功能对提交上来的费用报销单、借款单、还款单，进行审核。可以查看单据详情、同意申请、拒绝申请、回退申请。

4.费用汇总查询

该功能为各级部门领导和会计提供报表服务，方便掌握相关部门或科目某一时间段内的费用数据汇总情况。

5.年度预算管理

年初，通过该功能，预算管理员需要设置各部门相关科目的预算额度。当设置完部门科目的年度预算额度后，如果需要变更，通过该功能可实现。变更预算需要上传批文。

6.专项预算管理

通过该功能，预算管理员可新增专项预算，并选择该预算适用于哪些部门。新增专项预算需要上传批文。

7.借款类型管理

借款类型主要用于借款单申请操作，借款人需要选择一项借款类型方可进行下一步操作。预算管理员可通过借款类型管理功能，新增或修改借款类型。

8.系统管理

系统管理员通可以维护系统关键角色的增删改查，维护科目列表，与省联社科目保持一致，控制各级机构部门的审批流程。

9.发票查验

系统与第三方平台对接，实现增值税发票上传后提取关键要素并查验真伪。

（四）项目组织领导

在省联社的领导下，由计划财务部牵头，产品研发中心成立项目组，负责系统的开发与日常的维护工作。

（五）项目实施时间

一期：2021年4月1日至2021年7月1日

二期：2022年6月1日至2022年8月31日

三、创新点

一是提高办事效率。系统记载了每个环节申请时间和审批时间，与办公OA对接后更是实现了待审批短信提醒，各环节审批人能及时有效的审批。同时审批人还可以通过手机审批，为在外出差等情况下审批费用提供了很大的便捷。

二是节约成本。各支行网点通过线上申报费用，大大节约了往返县行、市行的成本。节约人力、物力、时间，相关附件以数字化形式记录在系统中，且报销发票的真伪由系统自动查验并实时反馈，规避了风险，减少了财务审核人员的工作量，据统计，一家法人行的财务部至少可以解放一名员工出来，充实到财务管理工作当中。

三是落实预算。预算模块的费用类别与损益表中业务及管理费的科目一一对应，所有的费用支出均通过预算环节。系统中申报某类费用报销时，会实时显示该类费用预算剩余额度，接近额度会预警，超过额度直接不能报销。确实是因为年初预算不合理造成预算不够用，中途可以进行预算变更、调整。

四、技术实现特点及优势

湖北农信费用管理系统后端使用Java语言开发，Java语言具有简单性、面向对象、可移植性、高性能、分布式、动态性、多线程、安全性、健壮性等优点。前端页面使用MiniUI，MiniUI是一款优秀的JS前端框架，提供丰富的控件库，能快速开发企业级Web应用软件。该软件以美观精致的界面和快速的响应速度获得用户的好评。

技术上报销单、借款单、还款单、科目调整单、费用冲减单等申请，使用MiniUI框架技术，跨页面传输数据，精简前端处理，提升数据准确性，减少对数据库连接保障数据库稳定。费用明细查询、导出费用明细、导出可抵扣发票明细、导出借款单明细、导出不可抵扣发票明细、费用明细查询、费用汇总查询，以及新增导出供应商明细、年度预算查询、专项预算查询，涉及连接数据库查询大量数据的操作，均创建相应表关联视图及相应表字段索引，通过条件来查询视图获取相应数据，减少前端对实体表的直接操作；减少代码中循环查询精简代码；减少对数据库连接次数保障数据库稳定；极大提升执行效率；大量数据可快速查出。与办公OA集成使用加解密传输重要信息，保障重要信息安全性。

五、项目过程管理

湖北农信费用管理系统由湖北农信计划财务部主导，产品研发中心成立项目组，负责系统的开发与日常的维护工作。采用试运行和全省推广的方式，主要经历了以下几个阶段：

（一）需求分析和概要设计阶段

此阶段时间段为2021年4月1日至2021年4月15日，期间主要完成了业务需求分析、业务功能和技术构架的设计。提交了业务需求说明书、功能需求说明书、概要设计说明书等文档。

（二）系统详细设计阶段

此阶段起始时间为2021年4月15日至2021年5月1日，期间主要完成了系统详细设计工作，提交了详细设计说明书等文档。

（三）系统编码、测试和上线准备阶段

此阶段起始时间为2021年5月1日至2021年7月1日，期间完成了湖北农信费用管理系统的编码、测试以及试运行上线准备工作，提交了测试报告、上线方案、系统设置等文档。

（四）试运行阶段

此阶段起始时间为2021年7月1日，在三峡等行试运行，并根据上线运行的情况，为系统提出了部分优化需求。

（五）推广实施阶段

2021年12月完成全省农商行、村镇银行切换，2022年3月经领导批准，在省联社机关各部室投入使用。

六、运营情况

费用管理系统于2021年7月完成上线，同年12月完成全省农商行、村镇银行切换，2022年经领导批准，在省联社机关各部室投入使用。目前系统用户20000+，日均交易量1000+。

七、项目成效

截止到2022年9月28日，全省已成功办理报销、借款、还款单据32.83万余笔，报销总金额42.13亿元。2022年度已累计办理19.88万笔，报销总金额30.25亿元。

八、经验总结

一是领导高度重视。按照项目初期制定的方案，项目主要领导亲自过问，计划财务部、产品研发中心项目负责人亲自组织、指导和协调项目推进工作。项目组成员积极落实省联社工作要求，做到“今天的事情,今天办，能办的事,马上办”。为费用管理系统项目提供了有力的保障，确保了项目全面顺利的实施。

二是需求充分调研。在计划财务部的领导带领下，业务人员深入偏远地区、基层支行，了解和收集广大干部员工在费用报销方面所遇到的难题，并对收集上来的问题逐一分析、调研。终确定了系统的总体需求。

三是技术与业务相融合。费用管理系统目前实现了预算、报销、借支、还款、查询、统计、与总账对接等功能。系统记载了每个环节申请时间和审批时间，与办公OA对接后更是实现了待审批短信提醒，各环节审批人能及时有效的审批，同时审批人还可以通过手机审批，为在外出差等情况下审批费用提供了很大的便捷。