一、项目背景及目标

（1）项目背景：为推动银行会计档案运营管理模式提升改革，基于2017年起执行的《会计档案管理办法》(财政部国家档案局令第79号)、《电子档案管理基本术语》（DT/T58-2014）、《电子档案移交与接收办法》、《纸质档案数字化规范》及配套解读文件进行研究，我行整理会计档案管理关键要求，开发会计档案综合管理系统。

（2）市场分析：项目启动期间仅浦发银行启动了会计资料的单套制归档工作的项目，兴业银行开启了文书档案电子化进程电子档案系统（未包括会计档案），其他同业暂未启动遵照79号文所规定的“仅以电子形式归档”的单套制档案管理系统建设工作。国内商业银行暂未有实际落地的案例供参考，电子化单轨制归档保存而无需输出纸质载体归档的管理模式无成熟先例可循，但基于国档局的政策理论支持，本行从市场创研先驱的考虑出发，开拓性创新研究了会计档案电子化单套制实施方案。

（3）需求分析：本行会计档案包括会计凭证、报表、账簿、其他等种类，其中会计凭证包括各类记账凭证流水清单汇总表、记账凭证流水清单、原始凭证单据及其附件，保管三十年，其他不涉及账务处理的业务档案不在本期会计档案管理的范围内。会计档案管理系统的会计凭证档案管理具体需求包括：

1.实现会计档案电子化，形成电子会计档案，减少打印、归档的人力投入，提升档案利用的效率。

2.实现纸质会计凭证数字化，实现会计凭证调阅运用的电子化与线上化，降低物理库房距离对档案利用的影响，使会计档案信息为运营、管理、决策等提供更好的服务。

3.实现会计档案管理集约化，将分散在柜面系统、总账系统、无纸化平台、会计运营监督平台等电子数据、纸质凭证数字化影像按照会计档案存储逻辑集成存储在会计档案管理系统。以信息共享为核心实现档案信息由分行分散管理向集约化管理转变，为后续建设财务共享中心、运营共享中心等转型升级预留接口。

4.实现会计档案管理的智能化与自动化。通过系统管理实现会计档案归集的自动化与系统化，引入智能漏单监测、系统自动到期鉴定、线上档案移交、库存管理、智能检索等功能减少整理归档、手工登记档案报表等人工操作，实现纸质档案与电子档案的同步管理，提高档案管理的精度，满足后续档案查询、利用的定位与管理需求，从而真正实现文档一体化和文件全生命周期管理。

5.开拓出运营管理模式更具前置性与拓展性的档案管理系统。通过系统建立实体档案装盒、上架、库址登记与跟踪机制，同时满足实物档案自我保管与外包管理需要，进一步优化纸质凭证的装订管理要求，以塑封形式进行档案整理。通过会计档案系统实现纸质档案管理、归档与系统登记的一致性与匹配性，为后续物联网技术融入档案管理提供支撑，满足档案外包或档案管理外包的工作需要。

二、项目/策略方案

（1）项目方案：实现以信息共享为核心搭建统一的会计档案系统

（2）项目管理流程：根据本行目前的会计凭证来源，依托会计档案管理系统重新设计会计凭证管理模式：无纸化平台通过大数据系统以接口形式直接与电子会计档案管理系统对接采集，采集后纳入电子会计档案管理；总账系统、核心系统、COMSTAR系统的形成的会计记账凭证经过打印系统加签电子签章的证书认证，通过大数据系统以接口形式直接与电子会计档案管理系统对接采集，采集后纳入电子会计档案管理。纸质凭证利用会计运营监控平台扫描的影像成果（经后督后），归档移交电子会计档案系统进行存储和利用，具体如下图所示：

（3）项目实施计划：

1.准备阶段：收集政府管理法规等政策，形成监管政策和可行性法规分析为会计档案系统的研发建立合规基础。对市场现运行电子档案系统的实际功能进行调研，根据会计档案管理要求提出需求。

2.实施阶段：按照需求说明由会计档案系统开发厂商进行定制化的系统开发，依据银行系统测试要求开展上线前的测试工作，通过多伦功能、安全、性能测试，确保系统的稳定性和风险管控水平。

3.运行阶段：制定严格紧密的上线时间计划，形成上线部署说明、上线验证说明、上线申请、运维手册、用户操作手册等相关上线文档，确保系统上线工作平稳进行。同时，根据监管法规与银行档案管理要求，以会计档案系统运作情况，制定完善管理制度，明确会计机构、档案管理部门、科技部门的管理职责，为管理工作的开展何系统的运营提供保障。

三、创新点

（1）数字化管理先驱：在国家政策和行业发展趋势以及银行业集约化运营管理的战略目标的内生动力双重驱动下，对作为企业生产经营活动直接反应的会计档案的影响力和数据管理价值不断被挖掘。在数字化时代下亟需重新审视会计档案的管理策略，配套合规高效的管理方法与技术，建立一套适用于未来发展趋势的电子会计档案管理系统。本次会计档案系统建设实现会计档案电子化，转变会计档案管理在银行的价值定位，为通过会计档案的电子化管理实现更高的财务、会计信息资产管理价值，助力业务洞察和信息管理价值挖掘，实现银行数字化管理的跃迁式突破。会计档案管理系统遵循“依法合规、可靠高效、智能管理”的建设理念，坚持理论研究与实践相结合的原则，融合互联网创新成果与档案管理领域研究成果，以国家电子会计档案管理要求为纲领，日常需求和会计档案管理经验为基石，重新审视对会计档案资产的管理策略，定义各类档案的管理方式，梳理并建立一套适用于电子会计档案的全生命周期管理流程，规划富有前瞻性的电子会计档案管理系统架构并关注与其他系统的集成改造，转变档案管理者的工作方式、管理角色与管理意识，重塑电子会计档案信息资产管理价值的能力，为银行合法合规、科学高效地管理好电子会计档案获取更高信息资产价值注入动力与活力。

（2）单套制档案管理的先驱示范作用：本行会计档案系统建设案例被厂商纳入同业先例进行宣传演示，成为国内系统化形成全流程会计档案电子化管理的首家银行（单套制）。基于目前市场上无成熟且体系化的会计档案系统产品，本行在会计档案系统流程建造上的“互联网+”思路收获厂商及同业一致好评。从电子会计资料输出纸质归档到电子化单套制归档，这个跨越是在档案领域非常巨大的，基于多种载体会计资料混合使用的现状，系统开发过程中实现了6大系统来源的数据资料整合利用，成为集成化综合搜索的归档平台。（本次电子化集中涉及会计运营监控平台、无纸化系统、打印系统、智能报销系统、电子印章系统及纸质手工建档实物的资源整合）

（3）项目管理效益可衡量、可预计、可观：

成效一：自动化程度大幅提高:

1.实现会计档案处理自动化：实现了会计信息从业务元数据获取、核算规则从人为判断到系统判断、会计凭证由人工输入到自动生成的转换；

2.业务信息按照预先定义的会计科目立卷映射关系，自动产生会计案卷，自动产生会计凭证条目，档案管理员的工作内容转换为对业务信息和凭证进行审核，极大提升效率；

3.信息化效率提升，各环节电子审批，自动留痕，实现电子流和实物流分离。显著提高调档借阅效率，缩短查询利用档案的周期；

成效二：业务安全性有效保障

1.业务安全方面：档案确认后，不允许修改或修改需要重新审批。通过将电子影像与会计档案的有效匹配，构建一个健壮的、可扩张的灵活的会计电子影像系统，实现档案调阅可随时抽调影像，节省人力物力；

2.应用安全方面：统一用户管理、统一认证管理，实现会计档案系统用户留痕，集成EHR 企业门户单点登录管理，执行实时用户行为审计和安全操作自适应，保障档案信息保密性和安全性；

3.权限安全方面：专业的安全权限控制机制，在线浏览与会计档案源文件保持相互独立，保证会计档案电子文件所有展现形式一致，强化电子化档案使用的安全保障。

成效三：管理成本显著降低，项目效益可观：

会计档案系统的建设对于业务量日益壮大，海内外机构迅速扩张的国际银行来说，节省了巨大的凭证打印和匹配的工作量，人力成本和管理成本、仓储成本都大幅降低。以现有的机构规模测算，项目上线后，每年平均为银行创造价值近千万的利润空间。随着本行机构数量及业务量级的进一步发展壮大，该项目节省的各项费用具有可观的长期效应，具有巨大的长尾效应。

成效四：实践绿色金融，响应中央号召

从金融场景入手，从运营无纸化向会计档案电子化延伸，以会计档案的科学化管理为基础，以信息时代的数字化技术为依托，转变银行业传统业务操作业态，实现绿色低碳的经济发展模式，响应国家生态建设战略，实践习近平总书记“绿水青山就是金山银山”的科学论断，积极扮演绿色发展、循环发展、低碳发展的社会角色，形成节约资源和保护环境的品牌形象，提升企业形象品牌效益，为推动节能减排和绿色环保等社会意义贡献价值。

（4）项目促进行业内数据整合及资源利用

（1）基于银行多种载体会计资料混合使用的现状，项目上线过程中实现了各系统来源的数据资料整合利用，成为集成化综合搜索的归档平台。对银行档案数据管理模式的高度统一，对会计条线档案管理的操作和电子化建档明确了规范指引。

四、项目过程管理

本项目各阶段执行周期及计划表如下：

五、运营情况

项目目前在厦门国际银行全行推广上线，并成功运行两个阶段，业务功能方面执行正常，已上线模块包括：档案整理、档案借阅、档案移交、处置鉴定、档案销毁、档案检索、人员出入库管理。即将于年底上线数字化加工、档案质检、漏单检测、档案生命周期及库房信息维护等模块。测试及业务开展顺利。本项目上线已从人、事、钱三方面节省大量输出纸质凭证的费用，为运营管理提升效率起到实质性作用，已达到“科技改变工作、创新解放双手”的作用，实现了“精益管理创造效益”。

六、项目成效

经调研各战区情况，基于会计档案电子化改造，若实现档案外包，全行合计每年节省949.22万，其中总行、管辖行承担会计档案归集管理职责，预计节约费用至少达到632.81万，81家支行机构年平均节约成本约316.4万（根据各战区历史装订情况，支行装订册数约为分行数量的50%）。相关费用节省金额将随我行业务量增长呈逐年高速递增态势，真正实现档案电子化管理改革的长期效益。

1、主要实现的成本成效预估为：

（一）节约会计档案管理人力成本。项目节省了人工装订纸质档案的人力、人工查档耗时成本及人工档案查库管理成本、人员上缴凭证时长投入、移库人力运输等成本。为总行及全行五大战区的会计条线基础档案管理工作减少了一年约12人/月的人力投入，按照全年在职总收入平均（含医社保等）水平[ 测算依据同测试外包人员成本测算，人员年限取平均会计档案管理人员入行年限平均值3年。]测算，平均每月人员投入费用约为3.2万元，合计年均节省人力费用约460.8万/年，人力占用情况见下表）

（二）节约会计档案管理时间成本。项目优化了工作结构，有效替代了工作中的打印纸质档案的事、分行间通勤上缴档案的事、调阅档案传递运输的事、盘点档案清点建册的事等。按每月20个工作日折算，年平均为单机构会计条线基础档案管理人员节省至少1392小时的工作时长，全行合计节省约8352小时每年，随着银行机构不断扩张，节约时间成本效能呈几何级增长。（测算见下表）

（三）节约档案管理日常经费。项目减少了档案管理耗费综合成本、减少了纸张及卡纸采购、打印机墨盒采购、装订机折旧及耗材耗费、装箱及运输成本、库房及外包管理租金、借阅及实体传输成本等。全行五大战区及总行若采用外包模式，约每年至少节省172.01万元的耗材及成本输出费用；且随着机构业务不断增加，业务量呈指数型上升，此部分节省费用亦指数型上升，该项目能为银行创造良好的利润空间（测算见下表三）。

2、实际实施效果：

会计档案系统的上线将会以电子文件的形式存储财务费用和业务会计的凭证、账簿及报表等会计档案。目前，纸质档案占比大的是报表类及记账凭证汇总清单等账簿，系统上线后可自动获取数据并进行存储，总行及各机构将不再按日打印，从而节约了在文档打印及装订、存储、借阅等工作方面的资金消耗及人员占用，释放了总行及各机构的工作生产力，根据2006年至2020年总行历年报表类档案数量，预测2021年至2040年每年生成的档案数量将呈下列指数型递增，此系统上线后相应节省的费用金额也将呈指数型递增，总体实施效益可衡量且可观。

七、经验总结

在基于银行业集约化运营管理的战略目标要求下，本次电子会计档案系统建设是遵照国家“治理体系和治理能力现代化”转型的目标，依据国家电子文件管理试点以及“推动电子商务企业会计档案电子化试点”方向，探索数字信息转型进程的一次有益实践。电子会计档案系统建设过程中切实贯彻“创新、协调、绿色、开放、共享”的发展理念，通过广度信息聚合、深度数据挖掘、扁平网络传输实现档案管理的数字化、电子化、自动化、智能化的全流程精细管理，在提质增效的同时大幅度降低厦门国际银行会计档案保管和运营成本，实现会计档案管理效益。

会计档案管理系统是流程银行会计管理体系有效运行的重要基础，也是银行业金融机构“单套制”电子会计档案的新探索，具有较强的先锋性，能够从运营管理模式改革上促进银行纸质档案管理效率的提升，对城市商业银行践行数字金融理念有着较为直观的借鉴和参考意义。